Vamos a empezar por aclarar conceptos al respecto y así poder entender mejor qué SÍ es obligatorio y qué no, aparte de las diferencias entre estas dos cuestiones, las cuales suelen llevar a la confusión.
¡Después de leer este post tendrás claro de qué va! Y así realizar una contabilidad alineada con tus deberes tributarios del 2026.
Por un lado, está la Factura Electrónica Obligatoria (FEO), cuyo reglamento aún no se ha publicado. Y, por otro lado, está el Sistema Veri*factu o los Sistemas Certificados de Facturación, que se regula por el “Reglamento de Facturación” (RD 1619/2012); siguiendo caminos independientes, ya que generalmente los contenidos de una no obligan a la otra.
¿A quién afecta la FEO?
A continuación, queremos exponerte visualmente en qué casos aplica o no la Factura Electrónica Obligatoria para despejarte un poco más el concepto, pero antes cabe mencionar el Suministro Inmediato de Información (SII), con el cual los contribuyentes están exentos de la aplicación del Veri*factu, al disponer ya de sistemas informáticos estructurados de facturación y en muchos casos emiten materialmente la factura de sus pequeños proveedores.
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FEO afecta a: – Facturas B2B (entre empresas y/o profesionales). – Facturas B2G (con las Administraciones Públicas). – Todo el territorio español. – Cualquier importe de la factura. |
FEO no afecta a: – Facturas B2C (de empresas a particulares). – Importaciones/Exportaciones – Factura de/para no residente. – Facturas Simplificadas. – Facturas No Obligatorias.
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¡La FEO depende de la FEA!
Esto quiere decir que para poder operar con FEO se debe disponer de Firma Electrónica Avanzada (FEA), ya sea certificado digital o DNI electrónico, la cual está integrada en los programas de facturación homologados.
Otro aspecto obligatorio para la FEO es que se debe informar sobre los Estados de la factura (aceptada, rechazada, pagada, pagada parcialmente…) en el plazo de 4 días, al igual que el SII. También cumplir con la característica de ser Estructurada, es decir, que utiliza un formato estándar de lenguaje XML permitiendo así que se genere desde un software de facturación y se tramite también de forma automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor; ya sea un sistema de facturación de Hacienda o cualquier otro privado certificado. La factura electrónica no estructurada es aquella que se ha impreso, o hecha manualmente, y remitido por email u otro canal de mensajería.
¿A quién afecta el Veri*factu?
El Reglamento de Requisitos de los Sistemas de Facturación (RRSIF) tiene como objetivo reducir el fraude fiscal y establecer unos requisitos informáticos para la expedición de facturas, mas no incrementar impuestos o gastos a los contribuyentes.
El Veri*factu es como el Ticket BAI ya implementado en el País Vasco y Navarra, por lo que no afecta a estas dos ni a los ciudadanos o empresas acogidos al SII, como
anteriormente mencionamos.
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Veri*factu afecta a: – Productor/comercializador de SIF. – Contribuyente que facture a través de un SIF (software de facturación, caja registradora, balanza…). |
Veri*factu no afecta a: – Empresa/particular acogido al SII. – Quien tenga domicilio fiscal en Territorios Históricos del País Vasco o Navarra (tienen el BAI). – Contribuyente con resolución en vigor que exima cumplir el RD 1007/2023, de 5 de diciembre. – Contribuyente que emita todas las facturas manualmente. |
Si realizas el Veri*factu en cualquier momento del año, debes mantenerlo hasta el 31 de diciembre de ese mismo año. Este sistema de certificación permite al receptor conocer, a través del QR que podrá leer con la app de la AEAT, quién le está facturando y así el vendedor obtener mayor reputación, además, puede acceder a ciertos servicios fiscales como listings, registros de emisión directa y almacenaje de facturas. Ya no tendrás que guardarlas ni la AEAT volverá a bloquear un proceso por requerimiento de estas, ya que quedan guardadas en el sistema, por decírtelo de una manera más clara; “en la nube de Hacienda”. Siempre se podrá recurrir a ellas, tanto tú como la Administración.
¡Ojo! Se considera una infracción tributaria grave:
La fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos de contabilidad, de facturación o de gestión de actividades económicas.
Tener sistemas o programas informáticos/electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT.
¿Cómo comprobar que se trata de un SIF aprobado por Hacienda?
La vía más sencilla es descargarse la app de La Agencia Tributaria, y leer el QR de la primera factura emitida. Sin embargo, qué mejor que evitarte malos ratos de reclamaciones, haber pagado e instalado un software para luego darlo de baja, tener que buscar otro… Te recomendamos acudir a un Gestor Administrativo, quien trabaja mano a mano con Hacienda y productores privados de softwares de facturación y contabilidad certificados; quien te guiará de la forma óptima.
Si eres un gA o contable puedes usar un Sistema Informático de Facturación para varios clientes, teniendo en cuenta que no se pueden mezclar las cadenas, o en el caso de ser empresa con varios negocios también puedes usar un SIF para cada uno evitando con mayor certeza que se mezclen las contabilidades.
¿Cuándo será obligatorio incluir el Verifactu a tu contabilidad?
- Si eres una empresa que tributa en el Impuesto sobre Sociedades, antes del 1 de enero de 2026.
- Para los autónomos y demás empresas que ya utilicen o vayan a empezar a usar en 2026 algún SIF, antes del 1 de julio de 2026.
Tienes dos opciones para obtener el SIF; solicitar el Kit Digital y así optar por uno privado de tu preferencia o elegir el sistema gratuito de la AEAT, esta opción se recomienda sobre todo en los casos que el contribuyente emita pocas facturas, como puede ser el caso de un emprendedor o una pequeña tienda local. Ambas podrás encontrarlas en la sede electrónica de Agencia Tributaria.
Para acabar, no queremos dejar de explicarte qué debe contener cada factura y los Registros de facturación:
Cada factura debe incluir código QR tributario (si no lo incluyen se trata de las proformas o borradores de facturas), datos fiscales del emisor y del receptor, número, serie, fecha de la factura, el Hash (debe estar encadenado para producir el Registro de alta de factura, es como si fuera una huella dactilar (“pequeña”) que identifica al contenido original (“grande”) sobre el que se obtuvo, la cual cambia siempre que se modifique algo de los registros de facturación), tipo de factura (completa o simplificada), base imponible y tipo de IVA.
La normativa no detalla el modo en el que puede realizarse el almacenamiento de los registros de facturación, explica que se admiten diversas soluciones técnicas, siempre que cumplan las funcionalidades requeridas como la integridad, posibilidad de exportación, entre otras. El registro de formato .xml guardado en la base de datos con la estructura que aparece en el “Diseño de registro de facturación de alta” de la AEAT es una buena posibilidad, ya que debe suponer menos necesidad de conversión. Los SIF encadenan los Registros de facturación, que no son las facturas como tal sino esa “constancia” de la existencia de la factura, por ende, no se permite modificarlo. En el caso de tener que corregir algún dato de la factura ya emitida se deben crear nuevos registros de anulación, anulando el inicial y creando uno nuevo o crear un registro de subsanación, pero nunca alterar directamente los registros de facturación de alta generados previamente.
En el caso de que se pretenda cambiar menciones de la factura que no estén contempladas en el registro de facturación de alta, y que, por consiguiente, no determinen alteración en el registro de alta producido, la subsanación no exigirá generar un nuevo registro, pudiendo realizarse directamente.
Siempre que una factura haya sido emitida, aunque sea errónea, debe mantenerse, con su correspondiente numeración, y sin perjuicio de que se anule posteriormente y se sustituya por una nueva que esté correcta.
La intención con el Veri*Factu es universalizar los sistemas de facturación para todas las relaciones comerciales, ya sea B2B, B2C o B2G, con tal de asegurar tributariamente tanto al consumidor como al vendedor o prestador de servicios, y la FEO reducir la morosidad. ¡No nos pongamos nerviosos! Es más beneficioso que perjudicial, te olvidarás de que algún fallo de tu disco duro o la BBDD te elimine tus facturas, entra otros tantos beneficios. ¿Te sigue generando muchas dudas este tema? Siempre podrás acudir a un gA, que está actualizado en este tema gracias a las formaciones recibidas de parte de profesionales de Hacienda. Como dicen por ahí: “¡Mejor la seguridad que la policía!”.
