Lo que debes saber si gestionas trámites o relaciones comerciales
En este artículo te contamos lo esencial para entender cuándo y cómo un WhatsApp puede tener validez jurídica. Teniendo en cuenta que estamos en la era digital, comunicarnos por WhatsApp se ha vuelto parte de nuestra normalidad diaria, incluso para cerrar acuerdos o gestionar trámites. Diría que ahora apenas llamamos. Pero… ¿Qué pasa si necesitas usar esos mensajes como prueba ante un conflicto legal?
La clave está en la fiabilidad:
Un mensaje de WhatsApp puede ser aceptado como prueba en un juicio, siempre que sea fiable y verificable. Es decir, que se pueda demostrar:
- Quién lo envió
- Desde qué número
- A quién fue dirigido
- Que no ha sido manipulado
Para reforzar esta fiabilidad, es muy recomendable contar con un peritaje informático que certifique el origen y destino del mensaje sin manipulación. Este dictamen actúa como un aval técnico que aporta valor ante el tribunal.
Métodos para presentar un WhatsApp como prueba
Existen varias formas de presentar un mensaje o conversación de WhatsApp en un procedimiento judicial.
Capturas de pantalla:
Es el método más común. Debes asegurarte de que se vea claramente el número de teléfono del emisor y receptor.
También se puede exportar el chat y presentarlo en papel o formato digital.
Volcado del dispositivo por el Letrado de la Administración de Justicia (LAJ):
Este procedimiento oficial ofrece mayor seguridad y por ende fiabilidad para el proceso. El juzgado como tal certifica los mensajes directamente desde el móvil, lo que garantiza que no han sido manipulados.
Certificación a través de META (empresa propietaria de WhatsApp):
Es otra opción, pero poco práctica, ya que META suele no responder a estas solicitudes, por lo que no es un método del todo fiable en la práctica.
¿Usas WhatsApp en relaciones comerciales? ¡Cuidado!
Aunque usar WhatsApp para comunicarte con tus clientes es cómodo y rápido, ya que es cierto que todos lo tenemos a mano, no es un sustituto de los documentos comerciales tradicionales; así que si tu relación con ellos es meramente digital, recuerda siempre usar plataformas fiables para enviar los contratos o demás documentación donde quede constancia de la recepción, puedas obtener firma de los intervinientes a través de apps de firmas certificadas y respaldadas dentro del marco legal, usar el certificado digital oficial para firmar, o escanear el documento con firma manuscrita (teniendo en cuenta siempre que quedará en custodia propia el documento original firmado, por si surgiera el caso de tener que usarlo como respaldo en un futuro). Si no hay un pedido firmado, un albarán o una factura, el cliente podría negar el acuerdo, dificultando enormemente una reclamación por impago.
En caso de conflicto, los tribunales dan más valor a documentos firmados y registrados, como contratos, pedidos, facturas o, incluso, correos electrónicos, que tan solo a un mensaje de WhatsApp.
Si tu empresa usa WhatsApp con clientes, te dejo algunas recomendaciones resumidas:
- No dependas solo del chat, guarda siempre respaldo documental como presupuestos firmados, facturas, autorizaciones, albaranes…
- Verifica los mensajes importantes con una captura de pantalla, exporta y guarda conversaciones clave.
- Actúa con previsión, formaliza correctamente la relación comercial, aunque haya comunicación por WhatsApp.
En conclusión, WhatsApp es una herramienta de comunicación muy útil y práctica, pero no infalible para tu protección como empresa, trabajador o autónomo en relaciones comerciales o laborales, en las cuales surjan incidentes. Si gestionas trámites o mantienes relaciones comerciales a través de esta app, documenta cada paso y guarda siempre pruebas adicionales. Así protegerás tus derechos (y los de tus clientes) si surge un conflicto legal.
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